คู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน ทีมสมาร์ท
Standard Operation Procedure (SOP)
- ได้งานที่มีคุณภาพตามที่กำหนด
- ทีมงานไม่เกิดความสับสน แต่ละหน่วยงานรู้งานซึ่งกันและกัน
- ทีมงานสามารถทำงานแทนกันได้ ลดเวลาการสอนงานเพื่อน
- สามารถเรื่มงานได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว ถ้ามีพนักงานใหม่เข้ามา หรือ มีการ ย้ายตำแหน่ง
- ลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน
- ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานที่ไม่เป็นระบบ
- ลดความขัดแย้งในองค์กร ลดการสอนงาน ลดการตอบคำถาม เพิ่มความมั่นใจ
งานไหนบ้างที่ควรมี SOP และ ไม่ควรมี SOP
งานส่วนไหนควรเน้นกระบวนการ?
(งานไหนที่ต้องมี SOP?)
งานไหนบ้างที่ให้อิสระได้ และห้ามใช้ SOP
(แต่ให้เป็นเทคนิคได้)
1. งานที่เกี่ยวข้องกับ สุขภาพ หรือ ความปลอดภัยของทีมงานหรือลูกค้า เช่น การติดตั้ง การก่อสร้าง การทำงานในพื้นที่เสี่ยง
2. งานที่ถ้าคุณทำผิดพลาดไปจะลงเอยด้วยความเสียหายร้ายแรง เช่น การคัดสรรคน การเบิกจ่าย การติดตามหนี้ , การบันทึก SO , การลงรายได้
3. งานที่คุณต้องการให้ผลลัพธ์ออกมาเหมือนกันเสมอ หรือต้องการอะไรเป๊ะๆ เช่น การมอบสินค้าและบริการให้ลูกค้า , งานผลิต
4. งานใหม่ๆที่เชื่อมกับหลายๆฝ่ายแล้วเกิดความสับสนว่าจะเอาอย่างไรดี เช่น การเคลมสินค้า ฯลฯ
1. งานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ เช่น การคิดContent การเจรจาต่อรอง การวางแผน ฯลฯ
2. งานที่ต้องขึ้นอยู่กับบริบท ไม่มีอะไรตรงไปตรงมา เช่น การสื่อสารให้คนแต่ละสไตล์, การบริหารพัฒนาคนและพัฒนาตนเอง การบริหารงาน การบริหารเวลา การบริหารทรัพยากร ฯลฯ
3. งานที่ต้องคิดริเริ่มสิ่งใหม่ๆ หรือ นวัตกรรม เช่น การคิด business model ใหม่ๆ การหาสินค้าและบริการใหม่ๆ การแก้ปัญหาใหม่ๆ ฯลฯ
“กระบวนการทำงาน ต้องมีการปรับปรุง และพัฒนาอยู่เสมอ อย่ายึดติดกระบวนการ”
- ขั้นตอนการรับสายลูกค้า (แบบไม่มีชื่อลูกค้าเด้ง)
- ขั้นตอนการรับสาย (แบบมีชื่อลูกค้าเด้ง)
- ขั้นตอนการทำใบเสนอราคา
- ขั้นตอนการมอบหมายฝ่ายช่างให้ไปดูหน้างาน
- การรับเรื่องลูกค้าที่ให้เข้าไปสำรวจหน้างาน
- ขั้นตอนการโทรติดตามลูกค้า ที่ดาวน์โหลด Catalog
- ขั้นตอนการโทรติดตามลูกค้า ทิ้งตะกร้า
- ขั้นตอนการขอราคา-ติดตาม กับฝ่ายจัดซื้อ
- การบันทึก SO สินค้าพร้อมส่ง
- การบันทึก SO เพื่อไปสั่งผลิต หรือ ส่งสินค้า
- วิธีการรับลูกค้าหน้าร้าน
- ขั้นตอนการติดตาม SO ของลูกค้า (สินค้าสั่งผลิต)
- ขั้นตอนการติดตาม SO ของลูกค้า (สินค้าพร้อมส่ง)
- ขั้นตอนการเสนอราคาพันธวาณิชย์
- ขั้นตอนการรับ PO ระบบพันธวานิชย์
- ขั้นตอนการรับลูกค้าหน้าร้าน Walk In
- ขั้นตอนการรับลูกค้าหน้าร้าน (แบบนัดรับสินค้า)
- ขั้นตอนการโทรนำเสนอสินค้า
- ขั้นตอนการโทรทำนัดลูกค้า
- ขั้นตอนการรับเคลม/ซ่อมสินค้า
- ขั้นตอนการใช้ CRM กรณีมีฐานลูกค้าแล้ว
- ขั้นตอนการใช้ CRM กรณีเพิ่มฐานลูกค้าใหม่
- การออกบูท
- การสร้างงานจัดส่ง ใน กทม. และ ปริมณฑล
- การสร้างงานจัดส่ง ต่างจังหวัด
- การสร้างงานไปรับของกับผู้ขาย (รับของ กับ Vendor)
- การสร้างงาน จัดส่งสินค้าที่ลูกค้าต้องการเคลม หรือ เปลี่ยน
- คู่มือการสร้างงาน ส่งสินค้าให้ Vendor
- การโทรติดตามลูกค้า
- คู่มือปฎิบัติงานขั้นตอนการจัดส่งสินค้า(ฝ่ายส่งมอบสินค้า)
- คู่มือการรับมือการคอมเพลน
- เก็บฐานข้อมูลลูกค้า
- การเคลมสินค้า
- การคืนสินค้า
- การซ่อมสินค้า
- การติดตามแจ้งหนี้รอโอน /สินค้าพร้อมส่งรอจัดส่ง
- งานรับ/ส่งสินค้าเคลมจัดส่ง
- งานรับสินค้าซ่อมจัดส่ง
- งานรับสินค้าคืนจัดส่ง
- คู่มือการเปิดบิลให้ลูกค้า
- คู่มือการจัดการบิลหลังส่งมอบสินค้า
- คู่มือการสรุปรายรับจากการส่งมอบสินค้า
- คู่มือการเบิกจ่ายน้ำมันรถบริษัทฯ
- คู่มือการประสานงานชำระหนี้
- คู่มือการตัดหนี้และบันทึกรายได้
- คู่มือการเบิกจ่าย Supplier
- คู่มือการทำเอกสารโอนคืน
- คู่มือเอกสารการโอนต่างประเทศ
- คู่มือการตรวจสอบ STATEMENT รายรับ
- คู่มือการตรวจสอบ STATEMENT รายจ่าย
- คู่มือการจัดงานรับ – ส่งเอกสาร
- คู่มือการสรุปรายงานลูกหนี้
- คู่มือการสรุปรายงานยอดขาย
- คู่มือการสรุปรายงานกระแสเงินสด
- คู่มือการตรวจสอบและติดตามใบ 50 ทวิ (ถูกหัก)
- คู่มือการจัดส่งบิล
- คู่มือการนำฝากเช็คเข้าธนาคาร
- คู่มือการจัดทำบิลขายส่งสำนักงานบัญชี
- คู่มือการจัดการเอกสารหัก ณ ที่จ่าย (ผู้หัก)
- คู่มือการจัดทำเอกสารส่ง SVK และจัดเก็บสำเนาบิลซื้อ
- คู่มือการรับวางบิล
- คู่มือการจ่ายเช็ค
- คู่มือการรับสินค้าเข้า STOCK
- คู่มือการตรวจสอบ STOCK
- คู่มือการเบิกจ่ายซ่อมแซมรถยนต์
- คู่มือการติดตามใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน
- คู่มือการบันทึกค่าใช้จ่าย
- คู่มือการจ่ายบิลต่างๆ
- คู่มือการคำนวณต้นทุนนำเข้า
- คู่มือการยกเลิกบิลขาย
- คู่มือการส่งหนังสือแจ้งเตือนชำระหนี้
- คู่มือการจัดเก็บเอกสารลูกหนี้
- คู่มือการจัดทำใบลดหนี้
- คู่มือการจัดทำเอกสารภายในบริษัท ฯ
- คู่มือการอนุมัติเครดิต
- คู่มือการติดตามงานช่องทางการสื่อสารต่างๆ
- วิธีการคัดสรรคน
- วิธีเรียกสัมภาษณ์
- ขั้นตอนการรับสมัครทีมงานใหม่
วิธีการแก้ไข SOP / การเพิ่ม SOP / การนำ SOP ขึ้นสู่หน้าเว็บ
คำเตือน : หากมีการเพิ่ม แก้ไข เรียบร้อยแล้ว ให้ประกาศกับผู้ที่เกี่ยวข้องใน SOP นั้นด้วยนะครับ เพราะถ้าไม่บอก แก้ไปก็เท่านั้นครับ (SOP ก็ถูกขึ้นหิ้ง แล้วก็ไม่ถูกนำเอาไปใช้ สุดท้ายเมื่อทำผิดพลาด ก็มาโทษกันไปกันมาอยู่ดีครับ)
การแก้ไข SOP
- เข้าไปที่ Google Drive
- กด Share with me
- เลือก Folder
- เลือกชื่อ SOP ที่ต้องการแก้ไข
- แก้ไขได้เลย
- ใส่ชื่อผู้แก้ไข และวันที่
- บอกกับทีมงานทุกๆคนที่เกี่ยวข้อง (แก้อย่างเดียวไม่บอกก็เท่านั้น)
- ติดตามต่อว่าทำตามกระบวนการมั้ย หรือ มีอะไรต้องปรับปรุงบ้าง
การเพิ่ม SOP
- เข้าไปที่ Google Drive
- กด Share with me
- เลือก Folder
- ทำสำเนา
- เปลี่ยนชื่อ
- เข้าไปแก้ไข (ใส่รายละเอียดคู่มือ)
- บอกกับทีมงานทุกๆคนที่เกี่ยวข้อง (แก้อย่างเดียวไม่บอกก็เท่านั้น)
- ติดตามต่อว่าทำตามกระบวนการมั้ย หรือ มีอะไรต้องปรับปรุงบ้าง
นำ SOP ขึ้นเว็บ
- เข้าไปที่ HR trafficthai
- Login เข้าไป
- ไปที่หน้า SOP ของฝ่ายตัวเอง
- กด Edit with Ux builder
- สร้างหัวข้อ SOP ใหม่
- ไปที่ Page และกด Add New
- ตั้งขื่อ SOP – ชื่อทีม – ชื่อคู่มือปฏิบัติงาน แล้วกด Update
- Copy Link Page ที่เราสร้าง
- ใส่ Link ที่เราพึ่งสร้างที่หัวข้อ และ กด Update
- ไปที่ Google Slide ของ SOP นั้นๆ
- กดเลือก Embed
- เอา Code มาวาง หน้า Page ที่เราสร้างในขั้นตอนที่ 6 (อย่าลืมสร้างหัวข้อด้วย)
- กด Update
- บอกกับทีมงานทุกๆคนที่เกี่ยวข้อง (แก้อย่างเดียวไม่บอกก็เท่านั้น)
- ติดตามต่อว่าทำตามกระบวนการมั้ย หรือ มีอะไรต้องปรับปรุงบ้าง
